Jak efektywnie wykorzystać udział w spotkaniach kooperacyjnych?

Za każdym razem, gdy zbliżają się Targi Kooperacji Przemysłowej SUBCONTRACTING (6-9.06.2017)
i znów zbieram się do organizacji spotkań matchmakingowych Subcontracting ITM Meetings pojawiają się nierozłącznie dwie myśli: super, znów to poczucie spełnienia, gdy uda się skojarzyć oferty i potrzeby kolejnych firm. Z drugiej strony mam jednak cały czas w głowie, że angażuję  całkiem sporą grupę biznesmenów na kilkugodzinne bieganie między spotkaniami przy kilkudziesięciu numerowanych stolikach. A tak serio, to co sprawia, że kolejny raz poważni, zabiegani handlowcy i inżynierowie efektywnie wykorzystują udział w spotkaniach kooperacyjnych?

1. Bez kota w worku, czyli  wiem z kim się spotkam
Rejestracja na spotkania  wymusza określenie rodzaju branży oraz opisanie prezentowanej oferty lub uściślenia czego jako kupcy oczekujemy od potencjalnych podwykonawców. Dzięki temu możliwe jest efektywne filtrowanie rejestracji w wyszukiwarce i przeglądanie już tylko profili firm wyraźnie zawężonych do oczekiwanego zakresu.

2. Jemy oczami czyli, widoczni  i rozpoznawalni
Dobra wizytówka firmy to podstawa. Swoją firmę  opisujemy podczas rejestracji w dwóch miejscach – jako ogólne informacje o firmie i jako profil kooperacyjny. I to właśnie tytuł profilu kooperacyjnego najlepiej sprzedaje. Dlaczego? Bo to pierwsze co obok nazwy naszej firmy widzą pozostali uczestnicy spotkań. Wygodne dla firm, które mają kilka rodzajów usług np. cięcie, spawanie, lakierowanie, gdyż – dla każdej z nich można założyć osobny profil i tym sposobem zwiększyć rozpoznawalność firmy i skuteczność dobru potencjalnych partnerów.

3. Szanujmy nawzajem swój czas, czyli brak nieefektywnych spotkań
Przy wyborze partnerów do spotkań można albo samemu być gospodarzem spotkania i kogoś zaprosić, albo być gościem reagującym na zaproszenie. Nie ma jednak obowiązku odwiedzania stolików wszystkich osób, które nas zaprosiły. Jeszcze przed targami można zweryfikować swoje zaproszenia. System oferuje możliwość poinformowania o przyczynie odmowy udziału w spotkaniu.

4. Elastyczny harmonogram dopasowany do możliwości rozmówców
Czas na spotkania to dwa środkowe dni targów czyli 7-8.06.2017 w godz. 11.00-16.00. Każdego dnia mamy 10 półgodzinnych setów na rozmowy. Trzeba jednak zachować umiar i rozsądek. Proponuję nie więcej niż 9 spotkań dziennie. Co ważne, jeśli przed przygotowaniem harmonogramu będę wiedziała, że dany uczestnik przyjeżdża później lub musi wyjechać wcześniej, to specjalnie dopasuję indywidualny grafik.

5. Po co te stoliki, gdy są stoiska
Targi to wiele firm i ofert w jednym miejscu i czasie. I wielu kupców. Ale czasami nawet poważny kupiec ze znanej firmy może nie dostać się do handlowca z obleganego profesjonalistami stoiska. Poza tym specjalna sala do rozmów z o oddalonymi od siebie stolikami daje komfortowe warunki  wstępnej negocjacji potencjalnej umowy, z dala od postronnych uszu i spojrzeń.

6. Randka podstawą związku i wspólnego biznesu
Uwielbiam ten stały rytm i  „taniec” spotkań. Rejestracja, odebranie badży, przejście do stolika, uściski dłoni, wymiana wizytówek, oczekiwanie na potencjalnego partnera, ożywiona rozmowa i przejście do kolejnych potencjalnych partnerów przy innym stoliku. Przy każdym kolejnym spotkaniu chwila niepokoju jak przed randką – czy partner się pojawi.
Ale to właśnie takie prawdziwe rozmowy MTP rozpoczynają wiele długoletnich umów o współpracę.