Wdrażanie systemu ERP to prawdziwa mozaika sukcesów, porażek, wyzwań, trudności i szans z jakimi muszą radzić sobie przedsiębiorstwa. Oto 5 faktów, które warto znać przed podjęciem decyzji i realizacją projektu.

1. Nowe czy stare?
Rozwijanie starego oprogramowania ma wiele zalet, ale w sytuacji deficytu specjalistów i dużej fluktuacji w działach IT, jest ryzykowne. Nowe systemy są znacznie bardziej funkcjonalne, łączą możliwości systemów ERP oraz BI, MES, S&OP, HCM czy WMS. Są też znacząco łatwiejsze w obsłudze i mają nieporównywalnie większe możliwości analizowania informacji, co przekłada się na szybsze podejmowanie trafnych decyzji. Szacuje się, że w przypadku przedsiębiorstw przemysłowych systemy klasy ERP i MES przyczyniają się do zwiększenia efektywności produkcji o 15-25%, zredukowania czasu przestoju maszyn o 30-50%, czy też skrócenia czasu wprowadzenia nowego produktu na rynek o 20-50%. Efekty zależą jednak w dużej mierze od realizacji kolejnych 4 punktów.

2. Założenia vs rzeczywistość
Raport Panorama Consulting ERP 2016 Report nie pozostawia złudzeń – sporo wdrożeń kosztuje więcej niż początkowo zakładano, trwa dłużej niż przewidywano i nie przynosi spodziewanych korzyści biznesowych. Brzmi nie najlepiej… po co więc w ogóle wdrażać system ERP?
Tych problemów w większości można uniknąć. Choć zgodnie z danymi firmy analitycznej 57% przedsiębiorstw uznaje zrealizowane wdrożenie za sukces,  to opóźnienia i dodatkowe koszty zdarzają się bardzo często. Powodem jest nieumiejętność określenia priorytetów i wyznaczenia kluczowych obszarów wymagających optymalizacji na samym początku, a także brak rzetelnej i drobiazgowej analizy przedwdrożeniowej przeprowadzonej we współpracy z doświadczonymi konsultantami, którzy mają na swoim koncie realizację wielu projektów w danej branży i w firmach o podobnej skali działania.  Tylko wówczas można zdiagnozować obszary, które wymagają najszybszej informatyzacji, przeorganizować procesy i zbudować odpowiednie zakresy funkcjonalne unikając dodatkowych kosztów i opóźnień.

3. ERP niejedno ma imię
Dane GUS pokazują, że polskie przedsiębiorstwa w kwestii systemów ERP wciąż mają sporo do zrobienia. W skali kraju, ponad 22 tysiące dużych firm zajmujących się przetwórstwem przemysłowym, nie posiada systemu informatycznego wspierającego zarządzanie. Dużych firm i to tylko z jednego sektora, a co z małymi i średnimi przedsiębiorstwami?
Te często wychodzą z założenia, że zaawansowane rozwiązania ERP są zarezerwowane dla największych rynkowych graczy, a przez to są drogie i niedostępne dla mniejszych firm. Inwestują więc w rozwiązania, które są wystarczające na teraz, ale które – w momencie szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa – trzeba będzie za kilka lat wymienić. Tymczasem dzięki odpowiedniej metodyce wdrożeniowej nie ma żadnego ku temu powodu. W mniejszych organizacjach z powodzeniem można dziś wdrażać „duże” systemy IT i rozwijać funkcjonalność wraz z rosnącymi potrzebami firmy.

4. Wdrożenie będzie tak proste, jakim go uczynisz
Okazuje się, że jedynie 10% firm podczas wdrożenia nie wprowadza żadnych modyfikacji. Co więcej z danych Panorama Consulting wynika, że aż 30% firm wprowadza modyfikacje w aplikacji sięgające co najmniej 26% kodu, a w 7% przypadków przekraczają one aż połowę kodu. Z jednej strony to kosztuje, z drugiej wpływa na wydłużenie całego procesu wdrożenia. Jednak jeżeli w trakcie wdrożenia firma decyduje się na wprowadzenie modyfikacji, warto pamiętać o jednej kluczowej zasadzie „nie wszystko na raz”. Kadry i płace, księgowość, kontroling, sprzedaż i dystrybucja, zarządzanie relacjami z klientami, Business Intelligence, magazyn wysokiego składowania, produkcja, WMS, MES, współczesne ERP to morze funkcjonalności, ale na początku nie potrzebujesz ich wszystkich. Najlepszą praktyką jest stopniowe wdrażanie pojedynczych modułów systemu ERP, tak aby na bieżąco diagnozować i rozwiązywać pojawiające się problemy.
Z tej perspektywy istotne jest również, aby w zespole projektowym znalazły się osoby nie tylko z IT, ale z różnych działów np. zamówień, rachunkowości, logistyki czy HR. Zdecydowanie łatwiej, szybciej i taniej jest poprawiać błędy w trakcie realizacji projektu niż po przekazaniu jego funkcjonalności konkretnym działom. Oparcie projektu wdrożeniowego wyłącznie na dziale IT może skończyć się kompletną klapą. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że same linijki kodu oprogramowania bez kontekstu biznesowego nie spowodują cudownego wzrostu efektywności, a po drugie dlatego, że najważniejszym elementem w całym procesie zmian zarządzania firmą są ludzie, którzy z rozwiązania będą korzystać. Warto aby byli zaangażowani w proces transformacji i mieli świadomość, jak konkretne funkcjonalności wpłyną na ich pracę.

5. Porażki rzadko są spowodowane kwestiami oprogramowania
Stwierdzenie, że jesteśmy tym, co jemy z powodzeniem możemy odnieść również do systemu klasy ERP – staje się on tym, co wchłonie. Skoro z założenia jest on narzędziem kontrolującym i wspierającym wszystkie obszary funkcjonowania firmy, to jakość całego procesu - przetwarzania informacji i wyciągania z nich wniosków - zależy w ogromnej mierze od danych, którymi aplikacja została „nakarmiona”.
Można powiedzieć, że systemy informatyczne są uzależnione od jakości danych, podobnie jak samochody od dobrej jakości paliwa. Jeśli zasilimy aplikację nieaktualnymi informacjami, to będzie on generował błędne wnioski.

Strategia, która decyduje o sukcesie?
Tak, bo sukces lub niepowodzenie wdrożenia nie jest kwestią przypadku. Recepta na sukces, to tak naprawdę wieloskładnikowa mieszanka. Składają się na nią proste, ale ważne czynniki, które zastosowane razem zwiększają szansę na osiągnięcie realnych korzyści z implementacji systemu i ułatwiają „zmieszczenie” się w budżecie oraz terminie.

Adam Stańczyk, analityk biznesowy w BPSC SA.